Struktur Organisasi
Organisasi adalah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan. Sebuah toko kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri dapat disebut organisasi. Seorang pembuat boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi tersebut. Diagram organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak dalam gambar di bawah ini :
Bentuk Struktur Organisasi
1. Fungsional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaaketerampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
Keunggulan Fungsional :
- Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis.
- Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan.
- Kemajuan karier dalam departemen fungsional.
- Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak.
- Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi.
- Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas.
Kelemahan Fungsional :
- Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk
- Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
- Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
- Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
- Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
- Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
2. Divisional
Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
Keunggulan Divisional :
- Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
- Memperhatikan kebutuhan konsumen
- Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
- Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
- Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
- Pengembangan keterampilan manajemen umum
Kelemahan Divisional :
- Duplikasi sumberdaya lintas divisi
- Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
- Koordinasi yang buruk lintas divisi
- Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak
- Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan
3. Matriks
Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simultan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.
Keunggulan Matriks
- Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal.
- Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah.
- Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis.
- Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi.
- Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan.
Kelemahan Matriks
- Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda.
- Konflik tinggi antara dua sisi matriks.
- Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan.
- Membutuhkan pelatihan hubungan manusia.
- Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks.
4. Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.
Keunggulan Tim
- Punya beberapa keunggulan struktur fungsional
- Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
- Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
- Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
- Mengurangi biaya overhead administrasi rutin
Kelemahan Tim
- Loyalitas ganda dan konflik
- Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
- Desentralisasi tidak terencana
5. Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk mendapatkan keuntungan.
Keunggulan Jaringan
- Daya saing global
- Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
- Mengurangi biaya administratif
- Daya saing global
- Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
- Mengurangi biaya administrative
Kelemahan Jaringan
- Tidak ada pengendalian langsung
- Dapat kehilangan bagian organisasi
- Lemahnya loyalitas karyawan
Deskripsi dan Spesifikasi Tugas/Jabatan
Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
- Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
- Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
- Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
- Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
- Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
- Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.
Sistem Penggajian
Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan keseimbangan / fairnesses antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM. Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidahkaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan. Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa. Sistem Gaji dengan pendekatan kuantitatif pada umumnya akan lebih mudah diterima dan dipahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat Umum Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
- Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
- Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
- Merupakan imbalan/kompensasi yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
- Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
- Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
- Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis
Manfaat Khusus Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada beban kerja (work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :
- Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
- Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
- Fair karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
Metode Pendekatan Sistem Penggajian
Pada prinsipnya, penilaian jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu tugas/jabatan dengan jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh nilai masing-masing jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap lainnya. Sesuai dengan tujuannya, maka hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem gaji; sehingga untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik pekerjaan yang dapat dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut lazim disebut sebagai faktor-faktor jabatan (job factors). Jadi obyek jabatan yang akan diperbandingkan dalam suatu penilaian jabatan adalah faktor-faktor jabatan. Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah faktor; semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih teliti. Pada umumnya masing-masing faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda untuk menyatakan perbedaan ini masing-masing faktor perlu diberikan bobot sesuai dengan nilai kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang dimaksud disini dapat memberikan pengertian yang bermacam-macam tergantung dari kebijakan yang diambil oleh Perusahaan. Akan tetapi pada umumnya bobot-bobot factor tersebut disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh Perusahaan yang bersangkutan, khususnya didalam mencapai tujuan Perusahaan. Karena penilaian jabatan sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang digunakan harus merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar) tugas/jabatan yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada struktur organisasi yang telah ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain perkataan, masing-masing jabatan dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam seluruh jabatan. Untuk lebih mempertajam aspek faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi dalam sub-faktor yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa subfaktor inipun mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan. Pada akhirnya setiap tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan melibatkan individu/personel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada struktur organisasi Perusahaan. Nilai hasil akhir pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN KINERJA yang diperoleh dengan mengalikan skor yang didapat sebagai hasil pembobotan dikalikan dengan konstanta rupiah tertentu . Sedangkan Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.
Ruang Lingkup Pelaksanaan Sistem Penggajian
Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
- Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
- Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
- Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
- Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
- Pembuatan Desain Sistem Penggjian :
- Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
- Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
- Penyusunan Skala Gaji Pokok.
- Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counterpart);
- Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.
- Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
- Pembuatan Laporan Akhir
- Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.
Blok Diagram Sistem Gaji
